Thực hiện Văn bản số 851/BNV-VTLTNN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ về tăng cường số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân, cơ quan, tổ chức liên tục, hạn chế nguy cơ thất thoát tài liệu lưu trữ trong quá trình thực hiện Kết luận 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị.
Chủ tịch UBND tỉnh – Nguyễn Văn Út yêu cầu Thủ trưởng các sở, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND cấp huyện và Chủ tịch UBND cấp xã khẩn trương chỉ đạo quán triệt, triển khai đầy đủ các nội dung tại Văn bản số 851/BNV-CVT
Tiếp tục tăng cường chỉ đạo thực hiện các nội dung tại Văn bản số 3040/UBND-THKSTTHC ngày 25/3/2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh về tăng cường triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ; đảm bảo tiến độ, hiệu quả và đáp ứng yêu cầu, điều kiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 706/QĐ-UBND ngày 19/01/2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh; Kế hoạch số 1104/KH-UBND ngày 09/4/2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Các cơ quan, tổ chức chủ động bố trí nguồn lực để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ theo lộ trình Quyết định 706/QĐ-UBND ngày 19/01/2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Long An giai đoạn 2024-2029 và chỉ đạo tại Văn bản số 3040/UBND-THKSTTHC ngày 25/3/2025. Ưu tiên nguồn lực của địa phương để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và Ủy ban nhân dân cấp xã trước khi được tổ chức lại. Trong đó, tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu khai thác, sử dụng của người dân, cơ quan, tổ chức, tránh số hóa tài liệu trùng, thừa gây lãng phí nguồn lực.
Việc số hóa các tài liệu khác do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã quyết định theo thẩm quyền quản lý tài liệu, phù hợp với điều kiện kinh phí và nguồn lực thực tế; tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện số hóa tài liệu, đảm bảo không lộ lọt thông tin, tài liệu, dữ liệu liên quan trong quá trình số hóa, đồng thời xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm (nếu có).
Trong quá trình triển khai thực hiện số hóa việc chuẩn bị tài liệu lưu trữ để số hóa, việc bảo đảm an toàn tài liệu, an toàn thông tin trong quá trình số hóa, yêu cầu kỹ thuật của tài liệu số hóa, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hóa, các bước số hóa tài liệu lưu trữ và lưu trữ dữ liệu số hóa phải đáp ứng các yêu cầu và tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ theo Văn bản số 815/BNV-CVT
Tập trung tổng hợp, rà soát thống kê báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu đã số hóa (hộp, hồ sơ, trang), đang triển khai và chưa thực hiện số hóa còn tồn đọng (hộp, hồ sơ, trang) và đề xuất phương án giải quyết đối với khối lượng hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng tại cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy; tổng hợp báo cáo UBND tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) kết quả thực hiện việc số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các sở, ban ngành tỉnh trước ngày 30/8/2025, của UBND cấp huyện, UBND cấp xã trước ngày 01/6/2025./.
T.H.