Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cũng còn một số hạn chế, tồn tại như: Việc chấp hành chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa tốt; cơ quan, tổ chức khi chia tách, sáp nhập, giải thể không tiến hành đóng phông, bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định; chất lượng một số hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý chưa đầy đủ, chưa đảm bảo theo yêu cầu, điều kiện để nộp lưu; một số cơ quan, đơn vị chưa hoàn thành chỉnh lý tài liệu tích đống, tài liệu phát sinh nên việc nộp lưu còn chậm, kéo dài so với kế hoạch đề ra.

Thời gian tới, để tăng cường công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (bản giấy và điện tử), Sở Nội vụ tỉnh đề nghị các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tích cực, chủ động, chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và giải quyết dứt điểm hồ sơ, tài liệu hiện đang bó gói, tồn đọng cũng như tiếp tục phát sinh mới tại cơ quan, đơn vị mình theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại văn bản số 6740/UBND-THKSTTHC ngày 25/7/2022 về việc tiếp tục tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu tích đống. Tổ chức thực hiện nghiêm túc, hiệu quả việc chỉnh lý, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định. Đồng thời, chịu trách nhiệm về chất lượng lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, bảo vệ bí mật thông tin tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ tích đống; tránh trường hợp hồ sơ, tài liệu chỉnh lý xong không đảm bảo, không đạt yêu cầu, điều kiện để nộp lưu về Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

Đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo quy định của Luật Lưu trữ 2024 và quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, trong thời hạn 05 năm kể từ năm công việc kết thúc, các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có) và giao nộp tài liệu kèm theo công cụ tra cứu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định. Phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để hướng dẫn, hỗ trợ xử lý chỉnh lý, thực hiện kịp thời, đầy đủ việc giao nộp, tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn về Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh. Đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ xuống cấp, hư hỏng, các cơ quan, đơn vị báo cáo về cơ quan có thẩm quyền để kịp thời phối hợp xử lý, tu bổ, phục hồi, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Trường hợp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức quản lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan về văn thư, lưu trữ về thực hiện đóng phông, chỉnh lý, giao nộp theo quy định. Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc, lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử; phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo tích hợp, kết nối với Hệ thống quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tránh trường hợp hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý thực hiện số hóa không tích hợp được và không đạt yêu cầu, điều kiện theo quy định để nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Đối với cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu giai đoạn 2022 - 2024 theo Kế hoạch số 1622/KH-UBND ngày 02/6/2022 của UBND tỉnh chưa giao nộp, đề nghị khẩn trương, chủ động phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để hướng dẫn việc chỉnh lý, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu để tiến hành giao nộp theo đúng tiến độ và quy định pháp luật về lưu trữ.

Ngoài ra, Sở Nội gụ giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tăng cường thường xuyên phối hợp, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc về chuyên môn, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện đảm bảo chất lượng, hiệu quả và theo đúng lộ trình thời gian đề ra. Hàng năm, phối hợp tham mưu Sở Nội vụ kế hoạch thu thập tài liệu, tiếp nhận, bàn giao hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, đơn vị về Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh./.

TH